Privacybeleid

GEGEVENSBESCHERMING EN PRIVACY 

Sinds 25 mei 2018 is in de hele EU nieuwe strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), van kracht. Deze regelgeving geldt voor elke organisatie, dus ook onze vereniging Tennis Padel Geuldal. 

De nieuwe privacywetgeving beoogt burgers meer grip te geven op de verwerking van hun persoonsgegevens door organisaties. Het bestuur heeft namens de vereniging haar processen en werkwijzen in kaart gebracht en het AVG-stappenplan van het Huis voor de Sport doorlopen. Op grond daarvan zijn we “AVGproof” bevonden. 

Om onze leden te informeren over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verwerken en hun rechten daaromtrent, hebben we de onderstaande privacyverklaring opgesteld. 

Privacybeleid Tennis Padel Geuldal 

Tennis Padel Geuldal hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Tennis Padel Geuldal  houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Dit brengt in ieder geval met zich mee dat wij: 

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en het type persoonsgegevens worden beschreven in dit privacybeleid; 
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen; 
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 

Als Tennis Padel Geuldal zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. 

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden 

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Tennis Padel Geuldal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: 

  • Administratieve doeleinden (o.a. ledenadministratie, contributieheffing, enz.); 
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst; 
  • Het informeren van leden d.m.v. nieuwsuitingen; 
  • Het oproepen van leden voor vergaderingen en andere activiteiten. 

De grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst. 

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Tennis Padel Geuldal de volgende persoonsgegevens van u vragen c.q. verwerken: 

  • Voorletters 
  • Voornaam 
  • Achternaam 
  • Adres 
  • Woonplaats 
  • Telefoonnummer(s) 
  • E-mailadres(sen) 
  • Geslacht 
  • Geboortedatum 
  • Pasfoto 
  • Bankrekeningnummer 

Daarnaast verwerken wij de volgende gegevens van leden: 

  • Lidmaatschapsgegevens (startdatum en einddatum lidmaatschap en datum laatste wijziging van lidmaatschap); 
  • Spelersprofielgegevens (bondsnummer(s), speelsterkte enkel/dubbel). 

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers 

Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door Tennis Padel Geuldal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

  • Uitvoeren van activiteiten binnen de vereniging; 
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst. 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: De vrijwilligersovereenkomst. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tennis Padel Geuldal de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

  • Naam 
  • Adresgegevens 
  • Telefoonnummer(s) 
  • E-mailadres(sen) 
  • Geslacht 
  • Geboortedatum 
  • Bankrekeningnummer 

Uw persoonsgegevens worden door Tennis Padel Geuldal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

  • Tot maximaal twee jaar na beëindiging van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie op basis van wettelijke eisen. 

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren 

Persoonsgegevens van sponsoren worden door Tennis Padel Geuldal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

  • Administratieve doeleinden 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: De sponsorovereenkomst. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tennis Padel Geuldal de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

  • Naam 
  • Adresgegevens 
  • Telefoonnummer(s) 
  • E-mailadres 
  • Bankrekeningnummer 

Uw persoonsgegevens worden door Tennis Padel Geuldal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

  • Tot maximaal twee jaar na beëindiging van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie op basis van wettelijke eisen. 

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees 

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Tennis Padel Geuldal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tennis Padel Geuldal de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

  • Naam 
  • E-mailadres 

Uw persoonsgegevens worden door Tennis Padel Geuldal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is. 

Publicatie van beeldmateriaal, uitslagen, e.d. 

Tijdens toernooien, competities en andere activiteiten op onze vereniging  is het gebruikelijk dat er foto’s (en eventueel video-opnames) gemaakt worden. Deze worden mogelijk gepubliceerd in een nieuwsbrief, op de website of de Facebook-pagina van de vereniging. Door het jaarlijkse lidmaatschap van onze vereniging geeft u hiervoor voor dat jaar uw toestemming. Indien u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit via e-mail doorgeven aan de secretaris (zie Contactgegevens). Er zal dan rekening mee gehouden worden dat geen beelden waar u op staat of uitslagen van u worden gepubliceerd.  

Voor leden jonger dan 16 jaar dient de  ouder/voogd  schriftelijk toestemming te verlenen dat de vereniging beeldmateriaal en uitslagen van het kind kan publiceren van alle activiteiten, toernooien, competities e.d. die op de vereniging plaatsvinden. 

Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

  • Het verzorgen van de bondsadministratie (KNLTB en Padelbond); 
  • Het uitwisselen van ledengegevens met de KNLTB en Padelbond. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. 

Binnen de EU 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. 

Minderjarigen 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. 

Bewaartermijn 

Tennis Pade Geuldal bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

Uw gegevens worden door Tennis Padel Geuldal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen. Gedurende de looptijd van de overeenkomst (m.a.w. zo lang de persoon lid is van de vereniging) en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 

Na beëindiging van de lidmaatschapsovereenkomst worden uw gegevens tot maximaal twee jaar bewaard en daarna in de financiële administratie op basis van wettelijke eisen. 

Beveiliging 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. We hebben bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: 

  • Alle personen die namens Tennis Padel Geuldal van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; 
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; 
  • Onze bestuursleden, commissieleden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende instantie op het gebied van privacybescherming. 

Vragen 

Als u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op! 

Contactgegevens 

Tennis Padel Geuldal
Dr. Goossensstraat 4a
6325 BV Berg en Terblijt 
E-mail: info@tennispadelgeuldal.nl